Cuando hablamos de documentos inteligentes, nos referimos a las herramientas de ayuda que puede aportar la aplicación de generación de documentos para que éstos sean fáciles de componer y puedan guiar al usuario para una correcta formalización del documento.
Se pueden identificar 5 claves en los documentos inteligentes, que a continuación desarrollamos.
- Guiado y dirigido: Clave principal por la que el documento tiene la suficiente inteligencia para resolver la información que lee de un origen y la combina con las decisiones que un usuario debe tomar durante la tramitación; selección de datos, incorporación de textos, incorporación de partes de documento en puntos estratégicos del documento principal, etc…
- Dependencias entre elementos: Unido al punto anterior, es importante que los elementos que conforman un documento, se comporten tanto en base a la información que se recoge de un origen de datos, como a las acciones de usuario. En este sentido, las dependencias se refieren a que aparezcan o no partes del documento, así como que ciertos datos sean dependientes de información que se esté manejando en el propio documento.
- Estilos condicionados. La representación y el estilo que se puede asociar a un dato, es una cuestión primordial a la hora de representar información. Un documento inteligente debe ser capaz de cambiar esta representación y estilo en base circunstancias propias del documento.
- Comportamiento: Como comportamiento, nos referimos a que cada elemento del documento se debe comportar según se haya definido en su plantilla por el diseñador de la misma. De esta manera debería de haber partes del documento protegidas para que el usuario final no lo pudiera modificar, marcas obligatorias que deben tener contenido previo a la finalización del documento, capacidad de poder cambiar las decisiones tomadas y que el documento se reconfigure en base a esos cambios, etc…
- Multilingüismo: Debido a la naturaleza multilingüe de nuestro territorio, así como a la necesidad de expresar nuestras comunicaciones fuera de nuestras fronteras, los documentos deben ser capaces de reconocer en qué idioma se encuentra cada una de sus partes, para poder realizar posteriormente comportamientos automatizados a esas partes (estilos y representación de marcas, corrector ortográfico, etc…) o poder realizar la entrega del documento según el idioma; un documento por idioma, resaltar alguno de los idiomas, etc…
En próximos posts profundizaremos en estas capacidades.
