Es en los expedientes de tipo administrativo donde la generación inteligente de documentos cobra su mayor relevancia.

Durante la tramitación de los expedientes administrativos, y mediante el BPM o motor de tramitación correspondiente, se generan los documentos y/o comunicaciones que la administración pública hará llegar a los ciudadanos.

Todos estos documentos, dentro de los flujos de tramitación, suelen ser previamente normalizados y formalizados en las plantillas que dan origen a los mismos para que todos terminen dando la misma respuesta al mismo tipo de procedimiento administrativo y para todos los ciudadanos.

Es en este punto donde las plantillas de origen a los documentos son generadas por el grupo de personas dentro de la organización que se dedican a la normalización de los documentos y que conocen del negocio. Los diseñadores de las plantillas.

Los funcionarios que resuelven el documento resultante de la composición de la plantilla durante la tramitación del expediente, en ocasiones, deben personalizar el documento mediante la información que conocen en el momento en el que se está generando el mismo y en el punto de la tramitación correspondiente. Es aquí donde la generación inteligente de documentos en base a plantillas colabora y facilita el trabajo de los funcionarios preguntando al funcionario tramitador correspondiente y en el punto justo del documento la información que debe de introducir o debe de seleccionar.

La inteligencia de los documentos permite que según las elecciones del usuario y/o a la introducción de datos, el documento vaya tomando la forma y contenido definitivo.

En resumen comenzando por una tramitación guiada y dirigida y posteriormente con un documento inteligente igualmente guiado y dirigido finalmente se agiliza el trabajo de los funcionarios en la generación de los documentos y se garantiza que todas las comunicaciones sean eficaces y tengan el mismo formato y contenido para todos los ciudadanos.