La creación de informes con un gran volumen de datos y que resulte fácil de comprender por los usuarios se convierte en un gran reto para los gestores de información, se necesita un diseño simple y estructurado para cumplir con el objetivo de transformar datos en conocimiento.

En la búsqueda de una herramienta para la elaboración de informes, uno de los principales puntos a valorar es la facilidad de uso, que la herramienta permita, sin conocimientos técnicos, realizar esa transformación de datos agregados en documentos con sentido propio.

Los informes son documentos vivos, que aunque puede que no cambien con una periodicidad muy corta, si es necesario tener la posibilidad de adaptar cuando los datos varían. Los expertos en el negocio pueden no tener el conocimiento de acceso a los dato, con lo que si la herramienta elegida les permite poder adaptar la lógica y no depender de personal TI que realicen la adaptación y hagan el cambio en el programa, les brinda independencia para realizar sus modificaciones.

El punto más sensible en los informes suele ser la obtención de los datos. En algunos casos se podrá realizar una consulta a la base de datos, pero en otros casos se preferirá preparar la información en bruto con un XML o un fichero de texto. Tener la flexibilidad de elegir el tipo de acceso a los datos permite adaptarse a las necesidades de los usuarios del programa.

La información, ya estructurada, a mostrar puede variar en función de los datos obtenidos. La solución ideal sería una única plantilla con el diseño del informe, donde se pueda crear la lógica necesaria, mostrando partes del informe que dependen de alguna condición. Estas condiciones pueden ser datos estáticos, pero también puede depender de la toma de decisión de una persona.

Los informes se pueden crear de forma masiva, petición de un volumen de ficheros PDF preparados para distribuir por los canales elegidos, pero a veces requieren de la toma de decisiones de un usuario. Para este último caso, la solución deberá permitir crear el flujo de preguntas a realizar, mediante un asistente que pondrá el foco en los puntos donde tomar la decisión, simplificando la labor del usuario, pasando por alto los datos no necesarios, y minimizando el posible error humano de olvidar rellenar algún dato

El formato de los informes ha estado ligado a la creación de un documento PDF, eligiendo este formato por el estándar que permite  la desvinculación de las plataformas propietarias, aunque recientemente la tendencia a las áreas de clientes ha ido migrando este formato a una versión WEB. Para ello será necesario que la tecnología que se elija para crear los informes nos proporcione diferentes formatos de salida donde sea el usuario el que solicite uno u otro en función de su preferencia o la preferencia de los destinatarios objetivo.