Customer Communication Management (CCM) es un software que permite a las empresas gestionar las comunicaciones con los clientes a través de una amplia gama de medios, incluidos los documentos impresos, el correo electrónico, las páginas web o los mensajes de texto.
Se trata de un proceso automatizado que implica no sólo la entrega de la comunicación, sino también la toma de datos a través de formularios u otras fuentes y la segmentación de los mensajes de acuerdo con los diferentes perfiles y contextos de los clientes.
Tres ámbitos de necesidad
Normalmente en cualquier organización se generan más documentos, tanto internos como externos, de los que podemos llegar a imaginar. Reflexionar en torno a este hecho, tomando en cuenta como de relevantes, importantes u obligatorios son esos documentos por cada área o sector, nos ayudará a comprender la necesidad real de optimizar la gestión de tanta información de entrada y salida.
Para comprender mejor está primera fase de concienciación nos basamos en tres niveles de gestión de documentos:
- Los volúmenes y la generación de la documentación: de dónde viene la información que se contiene en los documentos, como se segmenta, cómo se archiva, como se cruza para crear el documento preciso en el momento preciso.
- Los formatos y la distribución: cómo hay que distribuir los documentos, en qué momento, por qué canal, como garantizamos su recepción e integridad.
- La organización y control: de qué manera registramos la documentación, realizamos cambios o modificaciones de manera fácil y eficiente, optimizamos procesos complejos y largos.
Algunas de las necesidades derivadas de estos tres grandes grupos, están recogidas en iberDok de manera específica, las detallamos a continuación.
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La necesidad de capturar datos: formularios orientados a una experiencia digital óptima
Para solicitar información a tus usuarios o clientes necesitas una solución que te permita crear formularios guiados e interactivos, de manera fácil e intuitiva, y que además te permita un comportamiento y estructura en función de la información introducida, con alta capacidad de procesamiento, pudiendo:
– Mostrar una conclusión según las respuestas elegidas
– Guardar los resultados directamente en tu base de datos
Click en la imagen y descubre cómo necesitas iberDok
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Necesidad de personalizar: adaptar el resultado al contexto del destinatario.
Poder personalizar tus comunicaciones te diferencia, disponer de unas Herramientas inteligentes para generar el documento y tener un soporte al usuario durante la edición guiada del documento facilita estas labores.
Por otra parte, relacionarte en más de un idioma enriquece tus comunicaciones, pero puede complicar el trabajo si tus empleados son de diferentes nacionalidades, por ello necesitas una Interfaz multiidioma, que te permita crear los documentos o formularios con un comportamiento adaptado a los diferentes lenguajes.
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Necesidad de organizar y gestionar: disponer de una herramienta de control capaz de manejar grandes volúmenes de información
Para poder llevar un control de todo el proceso se necesita un Módulo desde el que se pueden configurar todos los parámetros importantes de la herramienta, como:
– Configuración general.
– Definición organizativa.
– Visualización de estadísticas de uso.
Cuando necesitas incorporar una modificación en tus documentos o formularios, y que se integre rápidamente tienes que disponer de un sistema ágil y adaptable reduciendo el Time To Market en las comunicaciones con los clientes. Disponer de una configuración personalizable para los usuarios de la organización e Independencia de TI en el diseño/mantenimiento de Modelos te permite lograrlo.
