Cuando visitamos una empresa u organización, bien para la implantación de nuestro producto o bien en los primeros acercamientos y en el análisis de la situación, nos encontramos que en la mayoría disponen de diferentes soluciones para resolver la misma problemática. La generación de las comunicaciones.
En ocasiones Incluso el mismo departamento dispone de diferentes alternativas para realizar acciones similares ya que al estar tan sumamente personalizadas no son reutilizables entre sí.
Por ejemplo, es normal que para emitir facturas se haya optado por un software o desarrollo a medida específico y que para generar informes se haya optado por otro diferente. En el caso de las cartas y notificaciones, son plantillas de tipo correspondencia en un procesador de textos. Si se trata de formularios para la recogida de datos estaremos utilizando otra plataforma diferente. Para la generación de correos electrónicos masivos, utilizaremos otra, etc….
Y ¿Qué ocurre cuando una empresa quiere cambiar su imagen corporativa, logo, dirección, etc…?
Por muy pequeño que sea el cambio, la adaptación de todos los diferentes procesos puede convertirse en un proyecto de gran envergadura, cosa que carece de sentido y en ocasiones no se toman ciertas decisiones por no afrontar las dificultades del proceso.
Esto que relatamos no es en absoluto descabellado y además en empresas de cierta envergadura donde algunos departamentos no tienen relación entre ellos, esta situación incluso se multiplica.
Todo esto que indicamos, aflora una serie de cuestiones que en muchos casos no somos capaces de Identificar o al menos las asumimos como normales, cuándo pueden tener un carácter mucho más genérico y desde luego más beneficioso para la empresa.
Estas cuestiones, entre otras son:
- Costes ocultos. Mantenimiento y adaptaciones a cambios en multitud de diferentes procesos, desarrollos o aplicaciones, qué implican un alto esfuerzo en tiempo y costes.
- Dependencia de TI. El departamento de TI tiene que hacerse cargo de generación, cambios y adaptaciones en las comunicaciones, cuando está labor debería depender totalmente de personas cercanas al negocio con el conocimiento necesario para obtener unas comunicaciones mejor dirigidas en forma y contenido.
- Imagen corporativa. Al realizarse las comunicaciones por diferentes procesos y desarrollos en la mayoría de las veces, éstas se envían a los clientes con aspectos diferentes, es decir, con muy baja normalización, Lo que repercute en la propia imagen de la empresa.
- Time to market. Ante un cambio, la reacción de la organización para adaptar las comunicaciones, no sólo generan altos costes, sino un retraso de la puesta en producción de dichas comunicaciones.
Como objetivo, es importante disponer de un único sistema que sea capaz de generar cualquier tipo de comunicación y en cualquier formato. Este sistema además debería de permitir que cualquier usuario con unos conocimientos de negocio sea capaz de manipular las plantillas de las comunicaciones y que al estar todas centralizadas, poder hacer que los cambios se realicen en un único lugar, facilitando la normalización y dando una mejor imagen corporativa.
iberDok, puede ayudarte a lograr estos objetivos y muchos otros.
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