Cuando necesitamos crear un catalogo de plantillas o nos disponemos a normalizar las existentes nos asaltan las dudas, ¿Se podría hacer mejor?. Enseguida pensamos como abordar una plantilla y nos ponemos ‘manos a la obra’.
Antes de empezar para ello intentaremos dar una pautas a tener en cuenta
- Nomenclatura
La utilización de una norma en el nombre de la plantilla así como en los elementos de la misma, va a facilitar su inventariado. Proporcionando una ayuda extra en la búsqueda de las plantillas o elementos, siempre es más fácil encontrar lo que buscas si sabes cómo se llama.
- Estructura
Disponer de una estructura a reutilizar en todas las plantillas nos permite dotar a los documentos resultantes de homogeneidad y consistencia, a la par que limpieza si esos documentos además se tienen que archivar o utilizar conjuntamente.
Por tanto si se define que los documentos van a tener cabecera, cuerpo y pie, será conveniente mantener esta estructura en todos ellos
- Normalización
Muy relacionado con la estructura es la normalización. Disponer de elementos a reutilizar permitirá reducir tiempos en la creación de estructuras repetidas, por ejemplo el elemento mas claro la cabecera de un documento y con ello evitaremos realizar diseño de disposición diferentes, como seria el caso de una cabecera con el logo de la empresa a la izquierda y otra con el logo en el centro, documentos con cabeceras diferentes nos dan la sensación de documentos no relacionados
- Diseño
El diseño es otro punto a normalizar, si podemos disponer de una hoja de estilo donde estén definidos los estilos mas utilizados. Los primeros que nos vienen a la cabeza son los estilos para los títulos de diferentes niveles y para el texto en general. Aquí hemos llegado a observar para documentos de la misma organización utilizar tipografías de letra muy diferentes, que tal vez no se aprecien al ver la plantilla pero cuando disponemos de los documentos resultantes estos nos dan apariencia de desorden. En este apartado podríamos tener definidos estilos para las tablas, listas etc. Siendo más fácil mantener la limpieza en los documentos.
- Maquetación
A la hora de maquetar nos puede facilitar el mantenimiento de los elementos y plantillas, tener definidas unas normas o reglas que definan los puntos donde vamos a realizar las acciones. Ejemplo, si sabemos que los márgenes con el texto interior están definidos en el marco que lo contiene, nos evitaría tener que abrir cada unos de los elementos que componen la plantilla, y todos se comportaran igual
Esperamos estos puntos os sean de utilidad en la creación de las plantillas, desde iberDok recomendamos a nuestros clientes seguir esta guía de buenas practicas y ayudamos en la definición de sus normas aplicando nuestra propia metodología, intentando siempre gestionar de manera controlada la gestión del cambio.
