Antes de empezar con el documento electrónico en la administración, vamos a desgranar los elementos más generales, ¿Qué es el documento electrónico?
Documento electrónico: “información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado”.
Dada esta definición podemos decir que cualquier documento digital podría ser un documento electrónico.
Basándonos en que
“Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia”
Para que un documento electrónico sea válido para la administración y con el fin de favorecer la interoperabilidad entre las administraciones públicas y los ciudadanos, se creó el ENI – Esquema Nacional de Interoperabilidad – y es en el marco del ENI donde se establecen las normas técnicas de interoperabilidad que son de obligatorio cumplimiento con el fin de regular estas comunicaciones.
La Norma Técnica de Interoperabilidad (NTI) de Documento electrónico tiene por objeto establecer los componentes del documento electrónico, contenido, firma electrónica y metadatos, así como la estructura y formato para su intercambio.
Como indica la norma, se especifica los formatos de archivo admitidos, son formatos estándar, y se incluyen los más comunes (pdf, zip, xml, html, jpg, etc.). En el Catálogo de estándares se especifica la lista completa de formatos admitidos.
Además para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán:
- Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado;
- Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico;
- Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos;
- Incorporar los metadatos mínimos exigidos que identifican la naturaleza del documento, ver listado
- Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable
¿Entonces el documento electrónico administrativo tiene que ser firmado?
La norma técnica de interoperabilidad (NTI) de Documento Electrónico dedica su apartado IV a la firma del documento electrónico, limitándose a establecer los tipos de documentos electrónicos que siempre han de tener una firma asociada, ya que los sistemas de firma están definidos en la normativa aplicable:
- Firma del documento electrónico. Los documentos administrativos electrónicos, y aquellos susceptibles de formar parte de un expediente, tendrán siempre asociada al menos una firma electrónica de acuerdo con la normativa aplicable.
Resumiendo, la estructura a aplicar para el intercambio de documentos electrónicos, un fichero XML que incluirá los tres componentes del documento electrónico identificados, esto es:
- Fichero de contenido
- Bloque de metadatos
- Firma/s
