El documento es un “contenedor de información que sirve de testimonio de un hecho registrado en un soporte"

Conceptos relevantes

En esta breve definición existen conceptos que nos ayudan a interpretar qué es, la importancia y los diferentes usos que tiene un documento:

contenedor de información compuesto por datos representados como textos, tablas, códigos de barras, diagramas, gráficos, imágenes, vídeos, sonidos, planos, mapas, gráficos 3d.
sirve de testimonio de un hecho para comprobar una acción en su contexto particular de: función, autoridad, lugar y momento. Por ello, los documentos son estáticos en su forma, son singulares, tienen autoridad y han de ser auténticos.
un hecho que puede ser una actividad, una transacción, un tramite, una situación, una circunstancia, un conocimiento,
un hecho que puede haber sido registrado en un documento público (realizado y acreditado por la administración pública) o privado (realizado y autorizado por las partes interesadas no públicas)
en un soporte electrónico (en cualquiera de sus formatos: html5, pdf,…) o físico, como puede ser el papel.

A considerar

Su importancia

Actualmente casi todas las relaciones que son establecidas entre organizaciones y/o particulares tienen como elemento de sustento el documento. Tipologías: propuestas, folletos, ofertas, contratos, trámites, transacciones económicas, citaciones, notificaciones, escritos, formularios, inspecciones, documentación de calidad, órdenes de trabajo, extractos, facturas con transpromo, memorias, información de consulta, informes, documentación comercial,…

Es fácil percibir la gran cantidad de documentos que se generan, el gran valor que representan, el esfuerzo y el dinero que supone su generación así como la nítida imagen que trasladan de la propia organización.

Su valor

Para que el documento aporte valor tiene que haber sido creado teniendo en cuenta que ha de ser:

fiel, debe registrar con precisión el hecho,
integral, debe generarse un documento para el hecho del que dará testimonio,
completo y significante, debe de disponer de información suficiente para documentar y dar prueba del hecho. También debe incluir información suficiente sobre el contexto en el cual ha sido creado y usado, sobre su estructura o su forma física y sobre sus vínculos con otros documentos para que sea posible comprender su contenido,
comprensible y utilizable, debe ser posible extraer del documento la información que contiene y que pretende comunicar y usarla sin que se pierda información,

Su validez

Este documento para que tenga validez tiene que acreditarse que:

es auténtico, debe ser posible comprobar que el documento es lo que dice ser,
está inalterado, por lo que ninguna información del documento habrá sido borrada, alterada o perdida, bien sea intencionalmente o por accidente.

Proceso clave: La generación del documento

Por qué

La creación es el proceso más delicado y el más costoso:

impacta en el trabajo diario de muchos usuarios y tiene que estar integrado con los procesos de trabajo y los sistemas de información de la organización (hay que obtenerlo en el momento que sea necesario y de forma fácil),
tiene que aportar valor (fiel, integral, completo, significante, comprensible y utilizable),
tiene que combinar, en muchos casos, datos de los que ya dispone la organización con información no estructurada que el propio usuario incorpora en el documento (que no tiene por qué ser almacenada en los sistemas de información: argumentaciones, explicaciones,…)
impacta en una amplia población ya que traslada de forma ágil el contenido del documento (el testimonio, la imagen corporativa,…).

Modos

Existen varios modos de creación de documentos:

Batch. Se planifica la generación de un volumen alto de documentos basado en los datos de los que dispone la organización (extractos bancarios, facturas, notificaciones,…)
Desasistido. Como parte de un proceso de trabajo se determina que es necesario la generación de un documento para que se imprima, entregue o guarde basándose en los datos de los que dispone la organización (citaciones, informes, documentación de calidad, folletos,…)
Interactivo. Al igual que en el modo desasistido e incorporando el usuario información propia que integra en el documento. Puede ser información que sirve a para identificar, para argumentar, para explicar,… (ofertas, contratos, sentencias, formularios, inspecciones, órdenes de trabajo,…)

Decisiones estratégicas

Basado en

Es necesario tener claro en qué ha de basarse este proceso de creación del documento:

Lo más habitual es usar el documento en diferentes dispositivos (ordenadores, tablets, smartphones). Para ello es fundamental que el formato base, en el que el documento nazca, sea el que se encuentra más extendido y asentado en el mercado (siguiendo los estándares de facto): html5 que puede integrar imágenes, audio, vídeos….
Al tratarse de un proceso muy común y de uso masivo por gran cantidad de usuarios es importante que pueda ser integrado en todos los sistemas de información y de forma fácil. Para ello es conveniente que se trate de un proceso web, sin instalación en los puestos clientes, centralizando, auditando y monitorizando todo el proceso de creación del documento. Además el proceso ha de ser rápido, instantáneo.
El proceso ha de ser sencillo, utilizando un procesador de textos con el que el usuario esté habituado (que disponga de las herramientas habituales para dar formato al texto) y basado en un asistente que le facilite completar la información requerida. Buena experiencia de usuario.
Cómo ha de realizarse la creación del documento, su comportamiento, lo que el usuario pueda realizar (manipular o incorporar contenido, cambiar de estructura,…) ha de ser definido previamente. Así se minimizan riesgos que pueden incidir en el valor del propio documento (que no refleje la información correcta,….)
Para que el documento aporte el máximo valor posible tiene que integrar todos los datos que necesita y de los que dispone la organización en el momento oportuno. Estos datos pueden estar almacenados de forma dispersa en diferentes bases de datos, en ficheros xml, en ficheros planos o recogidos del usuario en ese momento.
Una vez que el documento es generado tiene que distribuirse de manera centralizada, omnicalidad, en diferentes formatos (electrónicos o físicos) y para diferentes usos: archivo como pdf, impresión como afp/ pcl/postscript, marketing como mailing, intercambio como xml,….
Tiene que ser soportado el multiidioma tanto en el propio documento como en la interfaz que se utiliza para generarlo.

Previamente

Para que la creación del documento sea eficaz y eficiente:

Es necesario automatizar. Para ello, es necesario disponer de una colección de plantillas estandarizadas y normalizadas así como de elementos de reutilización (partes de documentos, datos,…) que puedan ser incorporadas en otras plantillas o partes de documentos.
Esta colección de elementos y plantillas se ha de centralizar en un catálogo único que pueda ser mantenido de forma global. Estos elementos han de ser comunes independientemente del formato y del uso que se vaya a realizar del documento.
Este catálogo tiene que estar estructurado de forma que perdure independientemente de la tecnología. Para ello es fundamental el uso de un formato estándar y extendido como xml.
El catálogo debe de ser creado y mantenido por los especialistas/conocedores del negocio/dominio de los documentos a generar así como de formas de representación/estilo (tipos de gráficos, estilos,…) y técnicas lingüisticas (tipo de lenguaje a utilizar, segmento de usuarios a los que va dirigido,…) con el uso de herramientas de usuario final (drag&drop, visualización,…) integradas sin que sea necesario disponer de conocimientos informáticos ni exista dependencia de los especialistas informáticos.
Para que el mantenimiento del catálogo sea lo más eficaz posible cada uno de los elementos (plantillas, partes de documentos,…) tiene que permitir la instanciación en diferentes documentos según la personalización, dependencias de información y comportamientos que se permitan. La creación de los documentos ha de ser inteligente.
Dado que el documento a generar ha de ser html5, el entorno de mantenimiento de los catálogos ha de permitir y ha de estar limitado por las posibilidades de generación de estos html5 (estilos, maquetación, representación, elementos gráficos,…). Es conveniente, además, que dado la dispersión de usuarios mantenedores de este catalogo que puede existir en la organización, el entorno de mantenimiento sea web.

Solución empresarial

Es necesario que el proceso de creación de documentos sea una solución única para toda la organización:

Perdurable. Esté basado en estándares y arquitecturas tecnológicas asentadas.
Sea escalable. Sin impacto al incorporar nuevos servidores o con mayor capacidad para atender a nuevas necesidades (rendimientos, funcionalidades,…).
Especializado por entornos. En función de las necesidades de cada organización se pueda disponer de uno o varios entornos de producción y/o de uno o varios entornos de preproducción (testing, integración,…).
Con herramientas de publicación del catálogo entre los diferentes entornos así como versionados de cada uno de los elementos.
Con herramientas de auditoría y trazabilidad. En la propia generación de los documentos (usos, rendimientos,…) así como en la definición de los catálogos (elementos normalizados y reutilizados, estudio de impacto de elementos,…).