Sin margen para el error humano

Formamos parte de una organización, pero somos humanos y, como tales, cometemos errores. En todas las organizaciones se producen errores cuando queremos comunicarnos con usuarios o clientes, o cuando éstos quieren comunicarse con la organización mediante formularios que ponemos a su disposición.

No somos infalibles, pero sí podemos servirnos de la tecnología más avanzada y encontrar soluciones propias para gestionar las comunicaciones y eliminar así cualquier margen para el error humano. Vamos, pues, a identificar en este post cuáles son los errores más frecuentes y qué solución nos ofrece iberDok.

Información no fiel – Cruce de datos de origen múltiple

Es común en las organizaciones que las aplicaciones generen documentos con información que no está actualizada y que, sin embargo, enviamos al exterior. No podemos controlar el desfase que existe entre lo que conocemos de la persona o entidad a la que queremos dirigirnos y los datos que nos muestra el documento.

iberDok nos aporta una solución técnica a este problema. Cuando queramos generar una comunicación con un cliente, la aplicación realizará una petición online que rastreará y cruzará datos de diferentes orígenes. Esta búsqueda múltiple de datos  es la que garantiza que la información del documento generado esté siempre actualizada.

Falta de imagen corporativa – Análisis inteligente de los factores de normalización

Es importante para la organización que los clientes reconozcan nuestra imagen corporativa en las comunicaciones que mantenemos con ellos. Sin embargo, no todos los departamentos funcionamos de la misma forma y no siempre trasladamos una imagen cohesionada cuando generamos documentos que comunicamos hacia el exterior. Esos documentos no siempre están normalizados, ni utilizan el mismo tipo de lenguaje, ni tienen el mismo diseño y, no obstante, los seguimos utilizando.

iberDok nos permite realizar un análisis inteligente de estos factores y de la información que se quiere comunicar. La aplicación generará modelos de documentos normalizados de uso interdepartamental que cumplirán con el libro de estilo corporativo definido por la organización, tanto en el uso del lenguaje (uniforme, correcto, inclusivo), como en el del diseño de nuestra marca (tipografía, logotipos, cabeceras, colores).

Edición no controlada – Comportamiento y diseño preestablecido de los documentos

Cuando en una organización todos los documentos corporativos son editables por todos sus miembros, es posible que estemos generando versiones incorrectas de los documentos donde se hayan modificado textos e informaciones, algo que escapa al control de la organización pero que, sin embargo, está respaldando con su firma.

iberDok permite mantener el control sobre la edición de los documentos, de forma que el usuario de la herramienta no pueda modificar ciertos textos o bloques de información que deben permanecer inalterables.

Habrá roles diseñadores de plantillas que definan el comportamiento del un documento, mediante la aplicación a cada elemento de sus propiedades (elementos protegidos, obligatorios, seleccionables, editables, etc.). Habrá otros roles de edición de documentos que únicamente podrán realizar las acciones permitidas en tiempo de diseño.

Dispersión de usuarios y soluciones – Acceso web único y centralizado

Cuando los miembros de nuestra organización se encuentran dispersos geográficamente o realizan sus labores en departamentos diferentes, no siempre podemos mantener el control en las comunicaciones que se están generando. Las habituales aplicaciones de escritorio que hacen necesario instalar nuevas versiones del producto llegan a interferir en los hábitos de trabajo de la organización.

iberDok ofrece un acceso vía web, lo que libera a la organización de laboriosas operaciones técnicas y de soporte in situ. Todos los usuarios de la aplicación podrán acceder a ella de forma centralizada independientemente de su ubicación geográfica o departamental.

Y no sólo eso, con iberDok se garantiza que todos los miembros utilizarán la misma versión del producto, lo que facilitará sin duda la actualización de las plantillas, eliminará los errores de normalización y evitará los elevados costes de mantenimiento de las diferentes aplicaciones que podamos tener dispersas por nuestra organización.

Ausencia de personalización – Versatilidad de los documentos

Muchas veces los documentos que generamos no están adaptados a la información que conocemos de los destinatarios a los que van dirigidos y, sin embargo, los enviamos al exterior.

Este error tan común se produce porque nuestra aplicación no nos permite personalizar los documentos y, como consecuencia, la información que viaja en ellos y su comportamiento no se corresponde con los datos de que disponemos en origen. ¿Quién no ha recibido en su casa información de marketing donde una empresa nos ofrece productos que ya tenemos contratados con ella?

iberDok permite que los documentos que genera sean versátiles y dinámicos para poder adaptar la nueva información de la que disponemos con rapidez y facilidad, tanto en lo relativo a los datos del cliente, como en otros bloques de contenidos que forman el documento.

Múltiples versiones de plantillas – Plantillas centralizadas

En las diferentes plantillas de los documentos de una organización hay muchos elementos que se repiten. Si esas plantillas no las tenemos centralizadas y unificadas, cuando queramos hacer un cambio en la información contenida en los elementos comunes, pagaremos un coste muy elevado, ya que será necesario modificar un alto número de plantillas o bloques.

iberDok ofrece catálogos centralizados de elementos reutilizables por toda la organización. Permite además conocer su trazabilidad, es decir, en qué plantillas se están utilizando dichos elementos, evitando así tener que mantenerlos de forma repetida. Con ello optimizamos nuestras comunicaciones y abaratamos tiempo y coste en el mantenimiento de las mismas.

2 febrero, 2018|